Waarom zijn veel contracten lang en onleesbaar?
Een contract. Een dik pak papier, lappen tekst. Lange zinnen, kleine lettertjes. Juristentaal, niet om door te komen. Geen idee wat er nu eigenlijk precies in staat.
Herkenbaar? Dit is helaas maar al te vaak de realiteit. Een contract wordt meestal opgesteld vanuit de gedachte dat de ander niet te vertrouwen is. Dat ieder risico moet zijn afgedekt. Dat de kleine kans op schade – misschien, ooit, ergens in de verre toekomst – op de ander moet worden afgewenteld. Juristen overtroeven elkaar in listige trucjes en hopen dat de ander erin trapt. Het leidt allemaal tot lange, onleesbare contracten.
En als de juristen hun werk hebben gedaan dan verdwijnt het contract diep in een la. Niemand die er nog naar kijkt, tenzij op enig moment ruzie ontstaat. Dan mag een buitenstaander – de rechter – beoordelen welke contractspartij het gelijk aan haar zijde heeft. En dan maar hopen dat het contract inderdaad zo waterdicht is als de juristen het jaren eerder hadden bedacht. Een illusie, want niemand weet precies wat de toekomst gaat brengen (een pandemie?).
Dat moet anders kunnen
Al die kleine lettertjes, al dat denk- en schrijfwerk: het heeft iets onbevredigends. Wie heeft er nou eigenlijk écht iets aan een document dat meteen onderin een la verdwijnt? Een document vol dure juridische slimmigheidjes waarmee je een onzekere toekomst toch niet temt. Een document dat je afhankelijk maakt van het oordeel van een buitenstaander. Best gek als je er zo over nadenkt. Dat moet anders kunnen.
Enter ‘conscious contracting’ (in het Nederlands: duurzaam contracteren, al dekt dat de lading niet helemaal). Een frisse en vernieuwende manier van contracteren, gericht op een duurzame samenwerking tussen partijen. De focus ligt op wat partijen drijft, niet op wat partijen in de toekomst mogelijk uiteendrijft. Partijen zijn partners, geen tegenstanders. Daar waar traditionele contracten berusten op onderling wantrouwen, leggen conscious contracts juist een basis voor vertrouwen.
Conscious contracts zijn kort maar krachtig, geschreven in begrijpelijke taal. Visuals (plaatjes) maken het contract nóg toegankelijker.
Werken aan vertrouwen
Voordat het contract wordt gesloten denken partijen gezamenlijk na over vragen als: wie zijn wij, wat zijn onze missies, wat vinden wij (naast geld verdienen) belangrijk, hoe gaat onze samenwerking daaraan bijdragen, wanneer vinden wij onze samenwerking een succes, hoe willen wij met elkaar omgaan, welke waarden zijn daarbij voor ons leidend, welke grenzen mag de ander niet overschrijden, hoe gaan wij om met tegenslag of conflict? Partijen staan dus uitgebreid stil bij het wezen van hun samenwerking; wáárom willen wij eigenlijk dit contract met elkaar aangaan?
Dit intensieve proces van zelfverkenning kan ertoe leiden dat partijen van de samenwerking afzien; een tot mislukking gedoemde samenwerking en een pijnlijke scheiding zijn daarmee voorkomen. Maar als het meezit dan brengt dit intensieve proces partijen dichter bij elkaar. Het versterkt de onderlinge band en het vertrouwen en zo wordt de kans op een succesvolle samenwerking groter.
Blijken partijen inderdaad een goede match, dan krijgt het resultaat van de zelfverkenning een prominente plek in het contract. Het contract wordt zo dus méér dan een document waarin je vastlegt wat je met de ander hebt afgesproken; het contract is het sluitstuk van een proces waarmee partijen zich aan elkaar binden.
De toekomst is en blijft onzeker
In de toekomst kan van alles gebeuren. Maar hoe ga je daarmee om? In een traditionele setting nodigen onvoorziene omstandigheden uit tot kortetermijndenken. De leverancier verhoogt bijvoorbeeld zijn prijzen en de ander voelt zich daardoor tekortgedaan. Daar gaat je duurzame samenwerking. De inherent onzekere toekomst wordt in een conscious contract juist omarmd. Het contract regelt hoe partijen bij onvoorziene omstandigheden met elkaar willen omgaan en welke gedeelde waarden daarbij leidend zijn. Het duurzame karakter van de samenwerking staat zo voorop.
Tegenslag of conflict
Het werkt ook de-escalerend; komt er later tegenslag of conflict dan hebben partijen een document in handen dat uitnodigt tot bezinning en compromis. Partijen spreken met elkaar af niet meteen de messen te slijpen; problemen worden vanuit de basis – ‘waarom wilden wij toen ook maar weer met elkaar samenwerken?’ – opgelost. Het contract biedt daarvoor een goede structuur en mechanismen. Dat gaat verder dan het obligate ‘parties shall first try to amicably settle any disputes’. Deze standaard riedel zal een gang naar de rechter zelden voorkomen wanneer partijen al in de ruziestand staan en (of: omdat) het ontbreekt aan een duidelijke visie over wat partijen bindt.
Belangrijke rol werknemers
Ook interessant: voor wie schrijf ik het contract eigenlijk? Advocaten en bedrijfsjuristen zijn vooral bezig met de vraag wat een rechter van de gekozen bewoordingen zal vinden. Geschreven door juristen voor juristen dus.
Maar wat vinden de mensen op de werkvloer ervan? Als zij niet begrijpen wat er in het contract staat, dan leggen ze het weg en gaan ze gewoon hun eigen gang. Een gemiste kans. In het contract kun je personeel actief betrekken bij de verdere versterking van de relatie en het onderlinge vertrouwen. Je kunt bijvoorbeeld een gezamenlijk team de duurzaamheid van de relatie doorlopend laten bewaken.
Als de mensen op de werkvloer zich in het contract herkennen, als wat daarin staat begrijpelijk is en aansluit op hún beeld van de samenwerking, en als zij actieve verantwoordelijkheid dragen voor het succes van de samenwerking, dan wordt het contract méér dan een feestje voor juristen. De kans op contractbreuk wordt kleiner, er ontstaat meer betrokkenheid en de productiviteit neemt toe. En doorlopende aandacht voor wat partijen bindt verkleint de kans op onoverbrugbare meningsverschillen (hebben we destijds nou zus of zo afgesproken?).
Langdurige relaties
Conscious contracting is bij uitstek geschikt voor langdurige, complexe relaties. Denk aan distributieovereenkomsten, leveringscontracten (zaken en/of diensten) met een lange looptijd, aandeelhoudersovereenkomsten, joint venture agreements en andere vormen van contractuele samenwerking.
Iedere situatie vraagt om een eigen uitwerking van de basisgedachten (vertrouwen, duurzame samenwerking, begrijpelijke taal, etc). Soms is er minder ruimte voor duurzaam denken, bijvoorbeeld omdat je business partner specifieke voorwaarden stelt. Soms ligt de nadruk op het formuleren van gezamenlijke waarden en het creëren van onderling vertrouwen, soms gaat het vooral om het begrijpelijk maken van de inhoud. Soms kan zo’n beetje alles wat je normaal in een contract zou stoppen eruit (beëindiging, beperking aansprakelijkheid, geheimhouding, overmacht), soms niet. Hoe het contract er uiteindelijk uit ziet is iedere keer anders.
State of mind
Conscious contracting kent geen vaste formule. Het is vooral een state of mind. Het besef dat een contract meer kan bieden dan risicoallocatie, dat het cultiveren van vertrouwen meer kan opleveren dan een ‘dichtgetimmerd’ juridisch verhaal. Dat is wel even iets anders dan wat je als jurist wordt aangeleerd. Maar wat mij betreft heeft duurzaam contracteren de toekomst!
Nieuwsgierig geworden? Meer weten over duurzaam contracteren en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Laat het weten, ik hoor het graag!